Mäntsälän Voimistelijat ry:n tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste perustuu tietosuojalakiin ja EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen.

1. Rekisterinpitäjä

Mäntsälän Voimistelijat ry (seura)
Y- tunnus: 1077650-7
Osoite: Osuustie 1A, 04600 Mäntsälä
Puhelin: 040 5137892
Sähköpostiosoite: toimisto@mantsalanvoimistelijat.fi 

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Kaisa Koli (seuran puheenjohtaja)

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: 
toimisto@mantsalanvoimistelijat.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Jäsenrekisterin (myClub: Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri) käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenten ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun eli seuran jäsenyyteen. Jäsenrekisteriin on tallennettu vain jäsenen itsensä ilmoittamia ja tallentamia tietoja.

Seuran järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta käyttötarkoituksena on henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• yhdistyslain 11 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpitäminen
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Sopimus- ja yhteistyökumppaneiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai seuran oikeutettuun etuun. Tällöin henkilötietojen käyttötarkoitus on seuran yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

Toimihenkilöiden osalta (ml. hallituksen jäsen, joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja) henkilötietojen käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenen liittyessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esimerkiksi alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen huolehtimaan itse tietojen ajantasaisuudesta ja ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle.  

Rekisteröityneiden tiedot seura saa seuraavasti: 

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään (myClub), sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla
• www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta
• sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö/edustaja luovuttaa tietojaan
• muut kyselyt, lomakkeet ym. joihin jäsen vastaa ja luovuttaa tietojaan
• Valmentajalta tai ohjaajalta

5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä 

Rekisteröityjen ryhmiä ovat jäsenet, alaikäisten jäsenten huoltajat, hallituksen jäsenet, ohjaajat, valmentajat, rekisteröityjen oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskutusasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, sekä käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt tai yhteistyökumppanit. Rekisterissä käsitellään seuran järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Lisäksi käsiteltäviä henkilötietoja ovat erityisten henkilötietoryhmien osalta tarvittaessa tallennettavat ja jäsenen itsensä omatoimisesti ilmoittamat terveyttä koskevat tiedot.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta 
  • tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot, syntymäaika
• muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Mahdollisesti valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä (ohjaajat, valmentajat, hallituksen jäsenet, muut):

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Mahdollisesti valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Käyttäjälokitiedot

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimintaan liittyvien organisaatioiden, yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero 

Sopimussuhteissa olevat tahot: sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. Tietojen säilytysajat

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on seuran jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio-vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. 

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Yleinen tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tietoa käsittelystä (informointivelvollisuus)

Oikeus päästä tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot. Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus oikaista virheelliset tiedot

Oikeus poistaa tiedot (“oikeus tulla unohdetuksi”)

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, seura käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

Oikeus vastustaa käsittelyä (erityisesti suoramarkkinointi) 
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa seuralle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti. Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

9. Suojauksen periaatteet ja tietoturva

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu seuran käytössä olevaan myClub-järjestelmään ja rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. 

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Seura käyttää toiminnassaan myös seuraavia alustoja:

• Canva: kuvat / markkinointi, suostumus
• Facebook: kuvia seuran toimintaan liittyen, uutisointi tapahtumista ja esimerkiksi kilpailuista / markkinointi, suostumus
• Google Drive: tiedonhallinta ja arkisto, kuvat / lakisääteinen velvoite
• Hoika: tilastointi ja arkisto / lakisääteinen velvoite
• Instagram: kuvia seuran toimintaan liittyen, uutisointi tapahtumista ja esimerkiksi kilpailuista ja joukkueiden omissa tileissä / markkinointi, suostumus
• Kirjanpito / Fivaldi: laskut, maksut, kululaskut / lakisääteinen velvoite
• Seuran nettisivut / Yhdistysavain: kuvia seuran toimintaan liittyen, uutisointi tapahtumista ja esimerkiksi kilpailuista / markkinointi, suostumus
• Seuran sähköposti: Jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot / jäsenen suostumus
• Whatsapp-ryhmät: Jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot / jäsenen suostumus

Muiden alustojen käytössä seura noudattaa vastaavaa huolellisuutta ja kirjautumistunnukset on luovutettu vain erikseen määritetyille henkilöille. Tunnusten tarpeellisuus tarkistetaan ennen jokaisen toimintavuoden alkua ja aina tarpeen vaatiessa. Vanhentuneet tai tarpeettomat käyttöoikeudet poistetaan välittömästi. 

Muut tapahtuman järjestämiseen liittyvät kolmansien tahojen edellyttämät tiedontarpeet ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä ja tällöin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen/suostumukseen.

Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, seuralla on velvollisuus ilmoittaa siitä tietosuojavaltuutetulle. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, henkilötietoja luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole käsittelyoikeutta. Myös rekisteröidylle on ilmoitettava loukkauksesta, jos se todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen. 

Lisätietoja saat tietosuojavaltuutetulta: https://tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:

Tämän tietosuojaselosteen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. 
Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 16.4.2026 / Mäntsälän Voimistelijoiden hallitus